15 spørgsmål om Digitale Assistenter for begyndere
I Iris Automation vil vi gerne gøre det let for alle at komme i gang med automatisering ved hjælp af RPA Software, eller som vi kalder det: Digitale Assistenter. Derfor har vi lavet en mini-serie på LinkedIn, hvor vi svarer på 15 spørgsmål om Digitale Assistenter for begyndere.
Hvad er en Digital Assistent?
En Digital Assistent er et IT værktøj som hjælper en kollega med at udføre ensartede og gentagende opgaver på computeren.
En Digital Assistent bruger mus og tastatur på samme måde som en kollega, såfremt opgaven er beskrevet med klare og tydelige regler.
Kært IT-barn har mange navne, måske har du hørt andre bruge udtryk som:
- RPA
- Robotics
- RPA bots
- Kontorrobotter
- Softwarerobotter
- (Digital) Automatisering
- Robotic Process Automation
- UI flow automation
Hos Iris Automation omtaler vi dem som Digitale Assistenter. Ofte er kollegaen stadig ansvarlig for at overvåge og kvalitetstjekke resultatet, men får nu hjælp af Assistenten som i dette tilfælde er Digital. På den måde frigives tid til vigtigere og mere værdiskabende opgaver.
Hvorfor hedder det Digitale Assistenter?
Er Digitale Assistenter fysiske robotter?
Nej. Digitale Assistenter er lavet ved hjælp af IT-værktøj, også kendt som Robotics Process Automation (RPA) software, som nemt installeres på din computer. Softwaren programmeres til at udføre en række opgaver, som svarer til hvad en kollega kan gøre med mus og tastatur.
Det er et IT-værktøj, som kan:
- Flytte data fra et system til et andet
- Åbne/lukke/slette/flytte/omdøbe/kopiere filer
- Hente og indtaste data på hjemmesider
- Sede/hente/læse simple e-mails
- Bruge musen på skærmen
- Ændre tekstformater
- Printe
- Tage skærmprint
- …og meget mere
Hvad er det helt præcist en digital assistent gør på min computer?
Hvordan ved jeg, om en proces kan udføres af en Digital Assistent?
Der er nogle gode simple spørgsmål, som er fordelagtige at kunne svare ja til, for at finde ud af, om en proces eller opgave kan automatiseres ved hjælp af en Digital Assistent.
- Kan opgaven beskrives med simple step-by-step regler?
- Er input af data altid ensartet?
- Udføres opgaven flere gange om ugen?
- Er det en simpel øvelse, som at flytte data fra et system til et andet?
- Bliver der ofte tastet forkert, fordi opgaven er ensformig eller tidskrævende?
- Er det en opgave som sjældent ændrer sig?
- Er kollegerne trætte af at udføre opgaven?
- Er det en opgave som kan udføres uden en kollega skal give input?
Nej! Hos Iris Automation bruger vi primært Microsofts Power Automate Desktop (tidligere WinAutomation), der nemt kan installeres på enhver PC eller virtuel computer. Det er lige så nemt som at installere Office pakken og kræver ingen kodning eller andre ændringer af eksisterende programmer.
Har du Windows 10 og Office 365, er Power Automate Desktop ovenikøbet gratis.
Der findes en masse andre typer af Robotics Process Automation software, som kan bruges til at lave Digitale Assistenter. Ifølge The Forrester Wave™: Robotic Process Automation, Q1 2021, er følgende de 14 mest væsentlige på markedet
(Listet i alfabetisk rækkefølge)
Automation Anywhere, Blue Prism, Cyclone Robotics, Datamatics, EdgeVerve, Hyland, Kofax, Kryon, Microsoft, NICE, Pegasystems, SAP, UiPath, and WorkFusion
Er det besværligt at installere softwaren til en Digital Assistent på min computer?
Skal man være IT specialist for at bruge eller programmere en Digital Assistent?
NEJ!
For at bruge en Digital Assistent, kan du nøjes med kun at klikke på PLAY. Hos Iris Automation, kan vi lave programmeringen for dig, og du skal derfor kun sætte din Digitale Assistent i gang når du skal bruge den.
Hvis du har mod på selv at kaste dig ud i at programmere en Digital Assistent, er det en fordel:
- At du er et ordensmenneske og godt kan lide struktur
- At du er god til at bruge programmer som bl.a. Excel.
Hvis du har let ved at lave simple formler og formatering i Excel, har du typisk de tekniske evner til at programmere Digitale Assistenter. - At du har øje for optimering af forretningsgange og altid er ivrig efter at finde nyere og smartere måder at udføre administrative opgaver.
JA!
En af de absolut største fordele ved at arbejde med Digitale Assistenter er, at de kan arbejde på din computer med mus og tastatur på samme måde som dig. Det inkluderer den måde du kan hente eller taste data i dit gamle IT program.
Det kræver blot, at du giver den Digitale Assistent helt klare regler at arbejde efter, og at din computer samtidigt er opdateret med seneste version af Windows eller iOS.
Kan en Digital Assistent samarbejde med vores 20 år gamle IT program?
Kan en Digital Assistent samarbejde med Excel og vores Økonomisystem?
Digitale Assistenter og Excel er et rigtig godt makkerpar. Specielt når det handler om at håndtere større mængder data. Det kunne eksempelvis være som en del af en opgave, hvor data enten hentes fra eller skal indtastes i andre systemer, fx dit økonomisystem.
Det kræver blot, at du giver den Digitale Assistent helt klare regler at arbejde efter. Se eksempel her.
Return on Investment (ROI) tælles ofte I uger og måneder, fremfor år, når det gælder investering i at arbejde med Digitale Assistenter. Typisk ser man en ROI på 3-9 måneder.
Den mest nærliggende måde at udregne ROI er:
Antal timer sparet pr. medarbejder x timeløn
i forhold til den oprindelige investering i software og udvikling. Dette er dog meget forsimplet, da der ofte er mange andre fordele ved at arbejde med Digitale Assistenter.
Se svaret på næste spørgsmål for eksempler på andre succeskriterier.
Hvor hurtigt ser jeg resultatet af min investering i Digitale Assistenter?
Hvordan måler jeg, om det er en succes for virksomheden at arbejde med Digitale Assistenter?
Typiske succeskriterier for at arbejde med Digitale Assistenter inkluderer en eller flere af følgende:
- Tid sparet på administrativt arbejde
- Tid frigivet til mere værdiskabende opgaver
- Gladere kolleger som slipper for ensartet arbejde
- Færre tastefejl
- Hurtigere eksekvering af tasteopgaver
- Anledning til evaluering og oprydning af eksisterende processer og arbejdsgange
….og mange flere
- Strategi og succeskriterier er uklare
- Mangel på involvering af medarbejderne, som ejer processerne der automatiseres
- Medarbejderne ser ”robotterne” som en trussel, frem for IT-værktøjer, som hjælper dem i hverdagen
- Manglende samarbejde med IT afdelingen
- Manglende fokus på langsigtet strategi med skalering som mål
- Roller og ansvar er ikke tydeligt defineret
- Urealistiske forventninger til at ”robotten klarer alt” selv de ustrukturerede processer
….og mange flere
Hvad er de typiske fejl som bliver begået når Digitale Assistenter implementeres?
Kan en Digital Assistent klare alle opgaver?
Nej, En Digital Assistent kan kun klare ensartede og rutineprægede opgaver, som udføres efter klare instruktioner og regler.
En Digital Assistent kan ikke forstå ændringer og ustruktureret data. Den kan heller ikke fikse en proces som er utydelig eller uforudsigelig.
Men til gængæld kan den håndtere store mængder af data i mange forskellige systemer, så længe der er klare regler og tydelige forudsætninger.
Digital Assistent
- Kopierer menneskelige handlinger eller processer.
- Får tydelige instrukser på forhånd
- Man ved præcis hvilket resultat man får
- Dokumenter og datainput skal altid se ens ud.
Kunstig intelligens
- Simulerer menneskelige handlinger eller processer
- Lærer fra mange eksempler
- Resultatet kan ikke forudsiges
- Skal have mere end 1.000 dokumenter eller datainput som eksempel.
Hvad er forskellen på Digitale Assistenter og Kunstig Intelligens?
Hvordan kommer jeg i gang med at arbejde med Digitale Assistenter?
Send os dine oplysninger, så kontakter vi dig hurtigt.
Du kan også ringe til os på dette nummer:
